Proje üç parçadan oluşmaktadır. Bunlardan birincisi sadece merkezde çalışacak olan "Merkez Sunucu", ikincisi bağlı her kuruma kurulacak "Kurum Sunucusu", diğeri ise sistemi kullanmaya yetkili her kullanıcının bilgisayarına kurulacak "KurumNet Terminal" Yazılımıdır.
• Merkez Sunucu üzerinde sisteme dahil olacak bütün kurumlar belirli mantıksal gruplar altında tanımlanır. (Kurum türlerine göre gruplama gibi)
• Sunucu üzerinde tanımlanan kurumların altına bu kurumda görevli her yetkilinin tanımlaması yapılır ve bu kullanıcılara ilk şifreleri verilir.
• Sunucu yazılımı aktif hale getirilerek terminallerden gelecek bağlantı isteklerine cevap vermesi sağlanır.
• Her kullanıcıya terminal programı yüklenir. Bu programa daha önceden tanımlanmış kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır.
• Kullanıcı şifresini değiştirebilir. Ayrıca kendisine ait imza ve paraf gibi kişisel bilgilerini değiştirebilir.
• Kurum programı sunucuya bağlantıyı kurduğunda ilk olarak kendisi için bekleyen mesaj, evrak vs. var ise onları alarak, kullanıcıya ses ve yanıp sönen ikonlar vasıtasıyla bu durumu belli eder.
• Terminal programı kullanıcısı, diğer kullanıcıların sisteme bağlı olup olmadığını görür ve sisteme bağlı olan kullanıcılarla anında mesajlaşma veya sohbet yolu ile iletişime geçer.
• Terminal programı kullanıcısı, sisteme bağlı olmayan kullanıcılara daha sonra ellerine geçmek üzere mesaj veya evrak gönderebilir, bu mesaj ve evraklar sunucuda bekletilir ve alıcı sisteme bağlandığında otomatik olarak alıcıya iletilir.
• Windows uyumlu herhangi bir programda yazılan evraklar özel bir formata çevrilir ve evrağı yazan kişi tarafından bilgisayar ortamında imzalanır ve ilgili yerlere gönderilir. Bu şekilde gönderilmiş olan evrak, alıcısı tarafından hiç bir şekilde değiştirilemez.
• İstenildiği takdirde evraklar alıcılara orjinal formatında gönderilebilir. Bu evraklar alıcısı tarafından doldurularak geri yollandığı takdirde bütün kurumlardan bilgi toplama işi kolaylıkla yapılabilir.
• Bütün dosya alış-verişlerinde ve yazışmalarda alıcı tarafındaki bilgisayarın açık veya internete bağlı olmasına gerek yoktur (alıcı bilgisayarını açıp, internete bağlandığında kendine gönderilen evrakları ve dosyaları otomatik olarak alır. Bu sayede kullanıcıların günün her saati internete bağlı olmalarına gerek yoktur. Günde bir kaç kez bağlanıp, gelen evraklarını alıp, gönderilecek evraklarını gönderip interneti kapatabilirler. Bu şekilde internet kullanımından dolayı telefon hatlarını minimum seviyede meşgul etmiş olurlar.
• Kurumlar sadece merkez ile değil, kendi aralarında da iletişim kurabilirler ve evrak alış-verişinde bulunabilirler.
• Programda yer alan Evrak Kayıt özelliği sayesinde bütün yazışmalar (gelen-giden evrak) günlük olarak raporlanabilir. Kayıtlı yazışmalar üzerinden desimal kodlarına göre arama yapılabilir, aylık raporlar alınabilir.
• Paraflama, imzalama, havale, bir üst yetkiliye gönderilen evrağın yetkili tarafından onaylanmayıp geri gönderilmesi ve geri gönderilmeden önce evrağın üzerine not alma gibi işlemler elektronik ortamda yapılmaktadır.
KurumNet Sisteminin Mevcut Sistemlerden Ayrılan Özellikleri:
Bilindiği gibi kullanımda olan ücretsiz ICQ, MSN Messenger, Outlook Express vb. ve çeşitli firmalarca yapılmış ücretli evrak dolaşım ve iletişim programları vardır. Bu programlar yardımı ile bazı işlemler belirli bir noktaya kadar yapılabilir. Ancak bedava programların genel olarak bütün internet kullanıcılarına açık olması ve kurumsal değil ev kullanıcılarına yönelik olması nedeniyle resmi kurumlar veya büyük şirketler tarafından kullanılması uygun değildir. Mevcut ücretli programların incelenmesi sonucuda ise bazı sakıncalar tesbit edilmiştir. Bu tip sistemler ile KurumNet arasındaki farklar aşağıda yer almaktadır.
• Modüler yapı, her kurum'da bulunan Sunucu yazılımı ile iş yükü paylaştırılmıştır. Bu yüzden merkez sunucu olarak çok güçlü bir bilgisayara gerek kalmaz. Merkez sunucuya yapılan bağlantıların sadece kurum sayısına indirgenmesi ile Merkez sunucuya çok hızlı ve güçlü bağlantı satın alınmasına gerek bırakmaz. Bu yüzden sistemin başlangıç maliyeti çok düşüktür.
• Evraklar, oluşturuldukları programın dosyaları olarak gönderilmez. Özel bir formata dönüştürülerek gönderilir.
Evrak dosyalarını program dosyası olarak göndermenin bir çok sakıncası vardır. Bunlardan bazıları:
Örneğin; ana kurum veya kurum Microsoft Office XP kullanırken, alıcı kurum farklı bir Microsoft Office sürümü veya Microsoft Office programlarının ücretli bir program olmasından dolayı Öpen Office veya benzeri ücretsiz bir program kullanıyor olabilir. Bu durumda gönderilen evrak alıcısında bozuk olarak gözükeceği gibi hiç gözükmeyebilirde. KurumNet'te ise bütün evraklar ortak bir formata çevrildiği için böyle bir sorun yaşanmaz.
Özellikle Microsoft Office dosyaları ile virüs bulaşma ihtimali vardır. Dosyayı bir anda tüm kurumlara göndermekle mevcut bir virüs bütün kurumlara bulaştırılabilir. Veya bize virüs bulaşabilir. KurumNet'in kullandığı format ile ise virüs bulaşma ihtimali yoktur. • KurumNet terminal kullanıcılarının internete bağlı olmasına gerek yoktur. Sadece sunucuya ağ üzerinden bağlantı kurabilmeleri yeterlidir. Bu sayede kurumda çalışan kişilerin internet üzerinden chat (sohbet) veya iş ile ilgili olmayan sitelere girişleri engellenmiş olur.
• Tamamen kapalı bir sistem olduğu için, tanımlanmayan kişiler sisteme giremez.
• Programda bulunan evrak formatı başkaları tarafından değiştirilemez ve sadece program ile açılabilir.
• Evraklara bilgisayar ortamında paraf, imza atılabilir. Çeşitli kaşeler basılabilir (Acele, Günlüdür vb).
• Program kendi kendini güncelleştirir. Programla ilgili yenilikler anında tüm kullanıcılara yansıtılır.
• İnternet'e bağlı olmadan çalışma ve çalışmanın sonucunu bir sonraki internet bağlantısında otomatik olarak gönderme imkanı sağlar.
• Bilgi Toplama Formu ile kurumlardan istenilen bilgiler elektronik ortamda toplanır. Kurumlardan kağıt üzerinde gelen bilgilerin birleştirilmek üzere tekrar bilgisayara girilmesine gerek kalmaz.
• Evrak Kayıt Programı özelliği ile ayrıca evrak kayıt programı satın alınmasına gerek kalmaz.
• Mevcut bilgisayarlar ile çalışır yeni yatırım gerektirmez.
